ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням Моршинської міської ради

від 08.08.2013р. № 699,

зі змінами від 28.01.2016

 РЕГЛАМЕНТ

Центру надання адміністративних послуг

Моршинської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Регламент центру надання адміністративних послуг (далі – Регламент) встановлює порядок діяльності центру надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП), зокрема, порядок дій адміністраторів ЦНАП та суб’єктів надання адміністративних послуг у ході надання адміністративних послуг.

1.2. ЦНАП та суб’єкти надання адміністративних послуг у своїй діяльності керуються Законом України «Про адміністративні послуги» від 6 вересня 2012 року № 5203-VI, Законом України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 6 вересня 2005 року № 2806-IV; іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг.

1.3. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».

1.4. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії міської ради.

1.5. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх посадових осіб ЦНАП.

1.6. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічна картки, а в разі якщо суб’єктом надання є посадова особа, органом, якому вона підпорядковується.

1.7. У разі змін в законодавстві щодо порядку надання адміністративної послуги, керівник адміністративного органу готує відповідні зміни до реєстру адміністративних послуг, інформаційних та/або технологічних карток для прийняття відповідного рішення – внесення змін до цих документів або вилучення послуги з реєстру і вилучення інформаційних та технологічних карток.

1.8. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через ЦНАП, та передача результату надання адміністративної послуги заявнику здійснюється виключно в ЦНАП.

1.9. Видача документів дозвільного характеру в ЦНАП здійснюється адміністраторами в порядку, визначеному законодавством, з урахуванням вимог Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.

1.10. Графік роботи представників адміністративних органів в ЦНАП затверджується рішенням виконавчого комітету Моршинської міської ради.

1.11. Керівники адміністративних органів забезпечують участь у роботі ЦНАП своїх представників відповідно до графіку.

2. Вимоги щодо подання інформації про ЦНАП

2.1. У ЦНАП розміщується та є загальнодоступною така інформація:

– структура та режим роботи ЦНАП;

– перелік адміністративних послуг, які надаються ЦНАП;

– інформаційні картки адміністративних послуг;

– формуляри (бланки) заяв та зразки їх заповнення;

– номери довідкових телефонів ЦНАП;

– адреса веб-сайту ЦНАП або посилання на веб-сайті Моршинської міської ради, факс, електронна пошта ЦНАП;

– інструкція з користування електронною системою керування чергою (якщо така є);

– Положення про ЦНАП та Регламент ЦНАП;

– банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

2.2. Перелічені документи розміщуються на стендах у зручному та доступному для замовників чи відвідувачів місці у зоні очікування.

2.3. Інформаційні картки та формуляри (бланки) заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, розміщуються на стендах у достатній кількості.

2.4. ЦНАП підтримує роботу веб-сайту (або окремої веб-сторінки на сайті міської ради), де розміщується інформація, зазначена у п. 2.1 Регламенту, а також інформація про місце розташування ЦНАП шляхом постійного оновлення розміщеної інформації.

3. Перший контакт ЦНАП з суб’єктом звернення

3.1. В інформаційно-консультаційній зоні ЦНАП забезпечується надання загальної інформації та консультацій замовникам при їх зверненні за адміністративними послугами у ЦНАП. Загальне консультування суб’єктів звернень забезпечують адміністратори.

3.2. При зверненні замовника до ЦНАП адміністратор в інформаційно-консультаційній зоні з’ясовує причину звернення особи та інформує її щодо подальших дій в межах ЦНАП.

3.3. Адміністратор в інформаційно-консультаційній зоні за необхідності:

– надає повну інформацію щодо діяльності ЦНАП і адміністративних послуг;

– надає загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;

– допомагає замовникам у користуванні системою регулювання черги;

– надає іншу допомогу, яка пов’язана із одержанням адміністративних послуг.

4. Прийняття заяви та інших документів у ЦНАП

4.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів (результату надання адміністративної послуги, далі також – вихідний пакет документів) здійснюється виключно у ЦНАП.

4.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП особисто, в тому числі через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

4.3. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).

4.4. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється працівниками ЦНАП відповідно до інформаційних карток.

4.5. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

4.6. Адміністратор складає опис вхідного пакету документів, у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи. у випадку застосування у ЦНАП електронного документообігу – в електронній формі.

4.7. Адміністратор під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством); а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та / або електронній формі.

4.8. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.

4.9. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).

4.10. Працівник ЦНАП має право зареєструвати вхідний пакет документів лише при наявності усіх документів, необхідних для надання послуги, передбачених в інформаційній картці.

4.11. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх неусунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.

4.12. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через ЦНАП із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та / або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

4.13. У випадку неусунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

4.14. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.

4.15. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

5. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

5.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 4 цього Регламенту, адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передання вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.

5.2. Передача справ у паперовій формі від ЦНАП виконавцям здійснюється у порядку визначеному органом, що прийняв рішення про утворення ЦНАП, але не менше ніж один раз протягом робочого дня шляхом доставляння працівником ЦНАП або в інший спосіб.

5.3. Передача справ виконавцям здійснюється спеціально визначеною особою або адміністратором ЦНАП.

5.4. Отримавши справу, виконавець зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу в опис справи та/або електронний реєстр.

5.5. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

5.6. Виконавець зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до ЦНАП.

5.7. Адміністратор ЦНАП у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей у електронний реєстр.

5.8. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (не задовільного) для замовника рішення, виконавець повинен врахувати, чи може отримання від замовника додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та, відповідно, забезпечити право замовника на участь у процесі прийняття рішення. У будь-якому разі додаткове отримання пояснень, інформації, документів від замовника здійснюється лише через ЦНАП.

6. Передача результатів надання адміністративних послуг

суб’єкту звернення

6.1. Адміністратор невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання результату надання адміністративної послуги, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений суб’єктом звернення спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).

6.2. Результат надання адміністративної послуги передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його / її представнику) – при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб: засобами поштового зв’язку – рекомендованим листом із повідомленням про вручення; або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

6.3. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.

6.4. Контроль за проходженням адміністративної справи та дотриманням строків її вирішення покладається на начальника та адміністраторів ЦНАП.

6.5. Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отримання повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги суб’єктом звернення фіксується у ЦНАП у паперовій та/або електронній формі.

6.6. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несе виконавець, та в межах своїх повноважень – адміністратори і начальник ЦНАП – державний адміністратор дозвільного центру.

6.7. У ЦНАП зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу / справу у паперовій формі (ксерокопія) та / або електронній формі (відскановані документи): заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені органом, який прийняв рішення про утворення ЦНАП. Всі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

6.8. У разі усунення замовником причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, замовник має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідних для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.

6.9. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні замовнику (за винятком не усунення чи усунення не в повній мірі замовником причин, що стали підставою для попередньої відмови).

7. Процедури оскарження

7.1. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії чи бездіяльність персоналу ЦНАП, якщо вважає, що ними порушено її права, свободи чи законні інтереси.

7.2. Суб’єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність адміністраторів, працівників ЦНАП є начальник ЦНАП або особа яка його заміщає. Суб’єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність начальника ЦНАП є міський голова у порядку, визначеному Законом України “Про звернення громадян”.

7.3. Начальник ЦНАП – державний адміністратор дозвільного центру розглядає скаргу невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів з моменту її реєстрації. У випадку, якщо скарга потребує додаткового дослідження матеріалів справи чи вчинення інших дій, необхідних для об’єктивного розгляду скарги, керівник ЦНАП має право подовжити термін розгляду скарги, але не більш ніж до тридцяти днів з моменту реєстрації скарги, про що повідомляє суб’єкта звернення письмово або в інший обраний суб’єктом звернення спосіб.

7.4. Начальник ЦНАП вчиняє всі необхідні дії для прийняття об’єктивного рішення за скаргою, в межах своїх повноважень вирішує питання про дисциплінарну відповідальність працівників ЦНАП.

7.5. Адміністративні акти, отримані через ЦНАП, оскаржуються у порядку, встановленому чинним законодавством України.